במאמר הזה
אי־הגעה היא סימן שכדאי להבין
פגישה יכולה לא להתקיים בגלל עומס, שינוי סדרי עדיפויות, אי־בהירות או עניין ראשוני שלא הבשיל. במקום להסתפק בספירת ביטולים, תעדו מה ידוע ובדקו אם יש דפוס לפי קהל, מקור או זמן המתנה.
אין תהליך שמונע כל ביטול. המטרה היא להפחית חיכוך ולוודא שהלקוח יודע למה נפגשים. פגישה ברורה מקבלת מקום בתהליך העבודה שלו; הזמנה כללית קל יותר לדחות.
מגדירים תועלת לפני שסוגרים זמן
סכמו במשפט אחד מה רוצים לברר. למשל: 'נבדוק היכן נוצר צוואר הבקבוק בתהליך המכירה והאם יש מקום לליווי'. ודאו שהאדם מסכים עם המטרה ויודע מה הפגישה כוללת.
הימנעו מהצגת השיחה כאבחון מלא אם מדובר בהיכרות קצרה. פער בין ההבטחה לבין המציאות פוגע באמון גם כשהאדם מגיע. עדיף תיאור מדויק של שיחה ממוקדת.
הזמנה טובה מכילה את כל הפרטים
שלחו תאריך, שעה ואזור זמן, משך, שמות משתתפים, מטרת שיחה וקישור. הוסיפו אפשרות פשוטה לשינוי מועד. אם נדרש חומר מקדים, בקשו רק דבר אחד שיש בו צורך אמיתי.
לאחר התיאום ודאו שההזמנה התקבלה. בתהליך עם כמה משתתפים, בדקו מי עוד צריך להצטרף. אין טעם לנהל שיחה שמטרתה החלטה אם האדם הרלוונטי כלל אינו יודע עליה.
תזכורת אמורה לעזור, לא להציף
בחרו תזכורות בהתאם למועד ולערוץ שסוכם עם הלקוח. ציינו את מטרת השיחה ואת הדרך לשנות זמן. הודעה קצרה ושימושית טובה יותר מרצף מסרים שמוסיף לחץ.
אם אדם אינו מאשר או מציין עומס, אפשר להציע מועד חלופי. מתאם הפגישות צריך לתעד שינוי בצורה שמאפשרת להבחין בין פגישה שנדחתה לבין פגישה שלא התקיימה.
אחרי אי־הגעה מתקדמים בכבוד
שלחו הודעה עניינית: 'לא הצלחנו להיפגש היום. האם הנושא עדיין רלוונטי, והאם תרצה זמן אחר?'. אם אין עניין, סגרו את המעקב. אם יש, בדקו מה יעזור לקיים את השיחה הבאה.
שיעור ההגעה מחושב כפגישות שהתקיימו מתוך פגישות מתואמות, באותה קבוצה. לצד המדד בדקו גם איכות הזדמנות. אין ערך בהגדלת הגעה לשיחות שאין להן התאמה עסקית.
הצעד הבא שלך
עברו על הזמנת הפגישה שלכם: האם המטרה, משך השיחה, המשתתפים ושינוי המועד ברורים בתוך כמה שניות?
נקבע פגישת אסטרטגיה