במאמר הזה
פותחים בהסכמה על מטרת השיחה
התחילו בהצגת מסגרת: מה נברר, כמה זמן יש ומה ייחשב צעד מתאים בסיום. אפשר לומר: 'נבין את המצב, את היעד ואת מה שכבר ניסיתם. אם נראה התאמה, נגדיר מה צריך להיות בהצעה'.
מסגרת אינה תסריט נוקשה. היא מאפשרת לשני הצדדים לדעת למה השיחה מתקיימת. אשרו את המידע שקיבלתם מהמתאם, כי המצב יכול להשתנות בין התיאום לפגישה.
מקשיבים למצב, לא רק לתיאור הבעיה
שאלו מה קורה היום, מה היה רוצים שיקרה ומה מונע את ההתקדמות. בקשו דוגמה קונקרטית ונתונים זמינים. הבחינו בין עובדות, הערכות ופרשנות של הלקוח. הדבר חשוב במיוחד כשמדברים על כסף או יעילות.
בררו מה כבר נעשה ומה למדו מכך. ניסיון קודם אינו רק התנגדות שצריך 'לטפל' בה; הוא מידע על תנאי העבודה, ציפיות ותהליכים שלא התאימו.
בודקים איך תתקבל החלטה
שאלו מי צריך להיות מעורב, איזה מידע חסר ומתי רוצים להחליט. שיחת אבחון טובה יכולה להסתיים בפגישה עם שותף נוסף, בבקשת נתון או בהחלטה שאין התאמה. לא כל שיחה צריכה להסתיים במחיר.
אם רוצים הצעה, שאלו מה היא צריכה לענות כדי שתהיה שימושית. הצעה שאינה קשורה לתהליך ההחלטה עלולה להישלח ולהיעלם בלי משוב.
בונים הצעה שמחזירה את השיחה
כתבו בקצרה את המצב שאובחן, את היעד, את השלבים והתוצרים. ציינו הנחות עבודה, אחריות, מחיר ותנאי תשלום. הלקוח צריך לזהות את העסק שלו במסמך, ולא לקבל קטלוג שירותים כללי.
הבטיחו רק פעולות ותוצרים שבשליטתכם. יעדי הכנסה יכולים להיות מטרה משותפת, אבל אינם תחליף להסבר מה עושים ומה נדרש מהלקוח. גבולות ברורים מחזקים אמון.
מסכמים צעד, אדם ותאריך
בסוף הפגישה כתבו מי עושה מה ועד מתי. אם נשלחת הצעה, אפשר לתאם מראש שיחה לבחינתה. אם הלקוח צריך זמן, בררו מה הוא רוצה לבדוק ואיך תוכלו לעזור במידע.
מעקב טוב מתייחס למה שסוכם. הוא אינו לחץ כללי לסגור. כאשר יש התקדמות מתועדת, גם היועץ וגם הלקוח יכולים לדעת היכן נמצאת ההחלטה ומה חסר לה.
הצעד הבא שלך
הכינו חמש שאלות אבחון ושלושה פרטים שחייבים להופיע בכל סיכום פגישה: הצורך, תהליך ההחלטה והצעד הבא.
נקבע פגישת אסטרטגיה